El objetivo del software Gespage es medir primero el volumen realizado en su flota de impresoras y copiadoras y calcular el coste global. Pero ¿cómo va a actuar Gespage para obtener una reducción significativa de esos costes y cuál será su ROI (Return On Investment)?
Datos :
- La impresión cuesta en promedio a una empresa el 3% de su volumen de negocios.
- La mayoría de las empresas no saben exactamente cuánto les cuestan sus impresiones.
- La mayoría de las empresas no saben tampoco cuántas máquinas están operando en su flota.
Gespage va a ayudará a realizar ahorros significativos gracias a tres opciones estándar del producto
filtros y reglas
La primera función generadora de ahorros es la implementación de filtros y reglas. Podemos definir un filtro que dice que todo documento enviado a una impresora A será enviado hacia una impresora B si el número de páginas es más grande que una cantidad dada o si el coste del documento supera algún nivel. En esta ecuación, el filtro será “si el documento tiene más de xx paginas” entonces la regla “redirigir hacia la impresora B” debe aplicarse, notificándole al emisor que su documento ha sido reenviado hacia la impresora B. El ahorro promedio será de más o menos el 2% del volumen anual.
Print2me
La segunda función es la implementación de Print2me.
Esta función da una nueva dimensión, el control de acceso a los equipos. Cada copiadora multifunción o impresora estará equipada de un sistema de identificación que puede ser una interfaz embebida o un simple lector de tarjetas. Las impresiones se quedan bloqueadas en el servidor Gespage. Para desbloquearlas, el usuario tiene que identificarse con su código de acceso o su tarjeta. Puede obtener en la pantalla de la copiadora multifunción la lista de sus trabajos de impresión con el nombre, el número de páginas y el coste. También puede leer otras informaciones como su crédito. El usuario puede liberar una o varias impresiones. También puede suprimir impresiones sin tener que volver a conectarse al ordenador. Gespage suprimirá automáticamente todos los trabajos que no hayan sido impresos desde un plazo definido. Consecuencia inmediata: ya no hay acumulación de documentos en la bandeja de salida que nadie recupera. Esta opción es la que más ahorros permite hacer, más o menos el 15% del volumen anual de impresión.
el comportamiento de los usuarios
El implementar Gespage va a modificar el comportamiento de los usuarios y espontáneamente limitar sus impresiones personales. El resultado es variable, pero según las empresas, el promedio da una tasa del 3 al 5% de impresiones ahorradas.
Ejemplo de ROI
Ejemplo calculado con la base de 50 copiadoras multifunción con módulos embebidos, 600 usuarios,
| Equipments installed | 50 |
| Nbr of users | 500 |
| Annual B&W volume | 275 000 |
| Annual colour volume | 77 000 |
| Page B&W total Cost Owner | 0.008 € |
| Page Colour Total Cost Owner | 0.06 € |
| Nbr of B&W pages per day/user | 25 |
| Nbr of colour pages per day/user | 7 |
| Nbr working days per month | 22 |
| B&W Print month cost | 2 200 € |
| Colour print month cost | 4 620 € |
| Paper month cost | 2 112 € |
| Total print cost | 8 932 € |
| Gespage licenses | 1 564 € |
| Embedded modules | 10 500 € |
| Total cost of acquisition | 12 064 € |
| Saving via Gespage | 2 233 € (20% of the volume) |
| ROI (Return On Investment) | 5.4 months |